Все из нас в современном мире так или иначе сталкиваются с необходимостью писать деловые письма. В период пандемии навык письменного общения набирает все большую популярность. И даже, если вам кажется, что вы гораздо лучше объясняетесь вербально, и все эти бумаги ни к чему, то современные законы диктуют иные правила. Мы расскажем, как вести деловую переписку с использованием любых современных средств связи.
1. Заголовок
Этот пункт обязателен, если речь идет о письме на электронную почту. В нем нужно обозначить тему вопроса, по которой вы пишете. Например: «показания за октябрь», «некачественный смартфон», «по вопросу трудоустройства» и т.д. Озаглавив ваше письмо, вы сможете его потом достаточно быстро найти.
2. Приветствие
Современное общение в социальных сетях почему-то стерло такую элементарную норму этикета, как приветствие. Люди просто перестали здороваться. При этом отсутствие простого «привет», «здравствуйте», «добрый день» многие адресаты могут счесть просто как хамство. Поэтому не забудьте выбрать подходящую форму приветствия для вашего собеседника.
3. Сразу к делу
В силу отсутствия лишнего времени и необходимость фильтровать всю получаемую информацию деловые люди предпочитают сразу понимать, для чего их «побеспокоили». Поэтому следует в первом же предложении пояснить «пишу тебе по поводу…», «хочу спросить о…», «расскажи, как идут дела в…». Не нужно заходить издалека.
4. Изложите суть вопроса
После того, как вы заявили о цели вашего письма, приложите остальные подробности. Главное правило здесь – не уходить далеко от вопроса. Сперва самое главное, а потом все остальное. Всегда придерживайтесь хронологических рамок. Именно от четкости вашего письма будет зависеть, насколько хорошо вас поймут.
5. Приправьте деталями и эмоциями
Если характер вашего общения с человеком позволяет вам поделиться своими впечатлениями, какими-то излишними подробностями, то это можно сделать в конце письма, когда ваш партнер по переписке успел уловить главный посыл вашего месседжа.
6. Завершение
Каким бы ни было настроение вашего письма, в конце будьте предельно корректным и сообщите, чего вы ждете от адресата. «Буду ждать вашего ответа», «Надеюсь на ваше содействие», «Буду благодарен за помощь» и т.д.
